Automobil patrí v dnešnej dobe medzi neoddeliteľnú súčasť podnikania. Podnikatelia, ktorí v rámci svojej podnikateľskej činnosti cestujú na pracovné cesty, alebo na pracovné cesty vysielajú svojich zamestnancov, používajú väčšinou ako dopravný prostriedok automobily. V tomto článku si vysvetlíme, ako postupovať v prípade účtovania výdavkov za nákup pohonných hmôt a uplatňovania cestovných náhrad pri použití automobilu na pracovné účely.
Problematiku uplatňovania výdavkov a cestovných náhrad pri pracovných cestách rieši, Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.
Čo všetko je potrebné vedieť o uplatňovaní výdavkov za nákup pohonných hmôt počas pracovnej cesty? Najdôležitejšia je skutočnosť, aký automobil na pracovnú cestu použijete, pretože výdavky za nákup pohonných hmôt je možné z hľadiska vlastníctva uplatňovať pre dva typy automobilov, a to pre:
- firemný automobil,
- súkromný automobil.
Firemný automobil
Pokiaľ máte automobil zaradený v obchodnom majetku, výdavky spojené s nákupom PHL je možné uplatňovať tromi spôsobmi:
1. Uplatnenie 100 % výdavkov – podľa tohto spôsobu si v ideálnom prípade môžete uplatniť celú sumu výdavkov. Záleží na tom, či jazdíte úspornejšie alebo menej úsporne. Tento spôsob je prácnejší, pretože je potrebné viesť podrobnú knihu jázd, podľa ktorej sa prepočítava normovaná spotreba. Normovaná spotreba vychádza z údajov o spotrebe automobilu uvedenej v technickom preukaze, počte najazdených kilometrov a dokladov o nákupe PHL. Načo si treba dať pri tomto spôsobe pozor, je výpočet náhrady za PHL. Ak na konci príslušného obdobia (mesiac, štvrťrok, polrok alebo rok) spočítate celkovú náhradu za PHL z knihy jázd a porovnáte ju so zaúčtovanými bločkami o nákupe PHL, môžu nastať tieto dve situácie, a to:
a) skutočná spotreba je nižšia ako normovaná, ak jazdíte úspornejšie ako je uvedené v technickom preukaze. Skutočná spotreba PHL je nižšia ako vypočítaná normovaná spotreba z knihy jázd. V takomto prípade neúčtujete v peňažnom denníku žiadnu zmenu,
b) skutočná spotreba je vyššia ako normovaná, ak jazdíte menej úsporne, ako je uvedené v technickom preukaze. V peňažnom denníku máte zaúčtovaných viac výdavkov, ako je výška normovanej spotreby podľa knihy jázd. Ak máte napríklad vo výdavkoch za rok zaúčtovaných v peňažnom denníku 4 000 € za nákup PHL a porovnáte normovanú spotrebu z knihy jázd, ktorá je vo výške 3 500 €, znamená to, že máte vo výdavkoch zaúčtovaných o 500 € viac. V tomto prípade je potrebné sumu 500 € preúčtovať zo zásob do výdavkov neovplyvňujúcich základ dane.
Ak hľadáte jednoduchého, rýchleho a spoľahlivého pomocníka na evidovanie knihy jázd, vyskúšajte program ALFA plus, ktorý umožňuje nie len zadefinovať všetky potrebné náležitosti jazdy, ale Vám aj automaticky vypočíta spotrebu v litroch a eurách.
2. Uplatnenie 100 % výdavkov pomocou GPS – týmto spôsobom si taktiež môžete uplatniť 100 % výdavkov z nákupu PHL, pričom jazdy sa sledujú pomocou GPS satelitných zariadení. V súčasnosti sa tento spôsob dostáva čoraz viac do popredia, keďže sú dnes GPS zariadenia schopné evidovať jednotlivé jazdy a na základe toho vytvoriť automaticky knihu jázd. Nevýhodou pri tomto spôsobe uplatňovania výdavkov je, že nákup takéhoto zariadenia nie je z tých najlacnejších, z toho dôvodu ho častejšie využívajú väčšie firmy, ktoré používajú na podnikanie viac automobilov.
3. Uplatnenie 80 % výdavkov – tzv. paušálnych výdavkov. Tento spôsob je jednoduchší, pretože si môžete uplatniť až 80 % výdavkov z celkového nákupu pohonných hmôt, pričom nemusíte viesť žiadnu knihu jázd. Podstatou tohto spôsobu je aspoň raz ročne evidovať stav tachometra, teda na začiatku a na konci príslušného zdaňovacieho obdobia. Ako v tomto prípade postupovať pri účtovaní v programe ALFA plus, nájdete na našej webovej stránke.
Súkromný automobil
Patríte medzi tých, ktorí vo svojej podnikateľskej činnosti používajú súkromný automobil? Zbystrite pozornosť, pretože od 1. januára 2014 nastali zmeny v zákone o dani z príjmov, kde pribudol nový spôsob uplatňovania výdavkov v prípade súkromného automobilu, takže si môžete vybrať z dvoch rôznych spôsobov:
1. Do výšky náhrady za spotrebované PHL – predstavuje podrobné vedenie knihy jázd. Vo výdavkoch si uplatníte základnú náhradu za každý prejdený kilometer, ktorá je v prípade použitia osobných automobilov pre rok 2014 0,183 € a náhradu za spotrebované pohonné hmoty, pričom vychádzať budete z ceny PHL za liter a zo spotreby automobilu uvedenej v technickom preukaze.
2. 50 % paušálnych výdavkov (nový spôsob) – od 1. januára 2014 si môžete uplatniť výdavky novým spôsobom, a to tak, že si uplatníte 50 % z nákupu PHL. Princíp je jednoduchší a podobný ako v prípade firemného automobilu pri uplatnení 80 % paušálu. V tomto prípade nemusíte viesť knihu jázd, ale z výdavkov za príslušné obdobie si budete môcť uplatniť len polovicu. Ak ste napríklad za mesiac august 2014 nakúpili PHL v sume 1 000 €, vo výdavkoch si môžte uplatniť len polovicu, teda 500 €. Pri uplatnení výdavkov podľa tohto spôsobu je potrebné evidovať stav tachometra na začiatku a na konci príslušného zdaňovacieho obdobia. Od zavedenia tohto spôsobu si kompetentní sľubujú zníženie daňového a administratívneho zaťaženia pre samotných podnikateľov a predchádzanie daňovým podvodom. Ak sa však nad tým logicky zamyslíme, nebudete síce viesť knihu jázd a ušetríte čas, no na druhej strane si na konci mesiaca vyplatíte o polovicu menej peňazí. Podľa môjho názoru je efektívnejšie venovať evidovaniu jázd nejakú tú hodinku svojho času, napríklad na konci mesiaca, pretože si budete môcť uplatniť celú sumu výdavkov a nie len polovicu.
Čo dodať na záver?
Ak evidujete jazdy, na ktoré bol použitý firemný automobil, nezabudnite na podstatné náležitosti, ktorými sú spotreba podľa technického preukazu, prejdené kilometre, čerpanie v litroch, cena PHL za liter, prípadne stav tachometra na začiatku a konci príslušného zdaňovacieho obdobia. Pri evidovaní jázd súkromným automobilom sa naopak neuvádza čerpanie v litroch, ale len spotreba podľa technického preukazu, prejdené kilometre, cena PHL za liter, základná náhrada, prípadne stav tachometra na začiatku a konci príslušného zdaňovacieho obdobia.
V súčasnosti je tiež veľmi často skloňovaná otázka či, a ako preukazovať výdavky v prípade čerpania PHL na pracovnej ceste. Je teda potrebné preukazovať cenu a množstvo čerpania PHL bločkami? Odpoveď na túto otázku stanovuje zákon, z ktorého vyplýva, že cena PHL sa preukazuje dokladom o kúpe, ktorým je podľa môjho názoru pokladničný blok, prípadne faktúra. Ak ste na pracovnej ceste tankovali viackrát a máte viacero dokladov o nákupe s rôznymi cenami, cenu PHL za liter môžte vypočítať aritmetickým priemerom alebo jednoducho použiť priemernú cenu PHL, ktorá je uvedená na stránke štatistického úradu. Ja Vám odporúčam odkladať z každého nákupu PHL bločky.
Budeme radi, ak sa s nami podelíte o vaše skúsenosti, prípadne názory týkajúce sa uplatňovania výdavkov za nákup PHL pri pracovných cestách.
