Čo by ste mali vedieť o pracovných cestách

Čo možno považovať za pracovnú cestu? Kedy môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu? Aké nároky a povinnosti má zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu? 

Pracovná cesta je vykonávanie pracovných úloh na základe pokynov zamestnávateľa na inom mieste, ako je miesto výkonu práce, ktoré je dohodnuté v pracovnej zmluve. Zamestnávateľ určuje miesto nástupu, čas trvania, miesto výkonu práce, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty. Tieto skutočnosti, ako aj účel pracovnej cesty, sú uvedené v príkaze na pracovnú cestu, ktorý podpisuje oprávnená osoba pred nástupom na pracovnú cestu.

Podľa § 57 Zákonníka práce č. 311/2001 môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pracoviska alebo bydliska len s jeho súhlasom. Uvedené neplatí v prípade, že vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo je vyslanie na pracovnú cestu dohodnuté v pracovnej zmluve.

Definíciu pracovnej cesty, nároky vyslaného zamestnanca, ako i povinnosti zamestnávateľa a zamestnanca pri pracovnej ceste ustanovuje Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. 

Nároky zamestnanca

Zamestnanec, ktorý je vyslaný na pracovnú cestu, má nárok na náhradu preukázaných cestovných výdavkov, výdavkov za ubytovanie, stravné, náhradu ďalších nutných vedľajších výdavkov a náhradu preukázaných cestovných výdavkov za návštevy rodiny zamestnanca, ak pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich dní. 

Podľa zákona o cestovných náhradách (§ 5 ods. 1 zákona č. 283/2002) patrí zamestnancovi náhrada za stravu za každý kalendárny deň pracovnej cesty, pričom suma stravného závisí od dĺžky trvania pracovnej cesty v týchto dňoch. Čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na 3 časové pásma, pričom suma stravného sa stanovuje opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky (ďalej len MPSVaR). 

Na základe opatrenia MPSVaR č. 24/2012 zo dňa 20. 08. 2012 sa sumy stravného pre časové pásma stanovujú pri tuzemskej pracovnej ceste takto:

• a) 4,00 € pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
• b) 6,00 € pre časové pásmo 12 až 18 hodín,
• c) 9,30 € pre časové pásmo nad 18 hodín.

V prípade pracovnej cesty, ktorá trvá menej ako 5 hodín, sa zamestnanec stravuje bežným spôsobom. Ak to nie je možné, zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytnúť stravné až do sumy ustanovenej pre časové pásmo 5 – 12 hodín. Z hľadiska Zákona o účtovníctve je táto náhrada nedaňovým nákladom pre zamestnávateľa.

Sumy stravného sa upravujú na základe údajov Štatistického úradu Slovenskej republiky o indexe cien jedál a nealkoholických nápojov. V prípade, že dôjde k rozdielu indexu cien v príslušnom kalendárnom mesiaci a v mesiaci, kedy bolo naposledy vydané opatrenie, aspoň o 10 bodov, MPSVaR vydá nové opatrenie, pričom zamestnanec má nárok na nové sumy náhrad od prvého dňa nasledujúceho mesiaca (§ 8 ods. 1 zákona č. 283/2002).

Zamestnávateľ môže podľa § 9 zákona č. 283/20021 zamestnancovi poskytnúť aj vyššie náhrady ako určuje zákon. Vyššie náhrady môže dohodnúť v kolektívne zmluve, v pracovnej zmluve, v inej písomnej dohode so zamestnancom alebo to určí vo vnútornom predpise. Vyššia náhrada je tiež nedaňovým nákladom pre zamestnávateľa.

Ak má zamestnanec počas pracovnej cesty zabezpečené bezplatné stravovanie na celý deň, zamestnávateľ už neposkytuje náhradu za stravu. Ak má zamestnanec zabezpečené stravovanie len čiastočne, náhrada za stravu sa úmerne kráti – o 25 % za raňajky, o 40 % za obed, o 35 % za večeru – zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín.

Ak je na pracovnú cestu vyslaný zamestnanec, ktorému z povahy jeho povolania vyplýva častá zmena pracoviska, možno s ním dohodnúť v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru iné podmienky na poskytovanie stravného, ako určuje zákon. Sumu stravného možno dohodnúť rozdielne o ± 25 % z ustanovenej sumy stravného zaokrúhlené na najbližší eurocent nahor (§ 5 ods. 5 zákona č. 283/2002).

Ak takýto zamestnanec v rámci jedného dňa absolvuje viac pracovných ciest, z ktorých ani jedna netrvá viac ako 5 hodín a spolu trvali viac ako 5 hodín, patrí mu stravné za celkový čas trvania pracovných ciest v tomto dni (viac v § 5 ods. 4 zákona č. 283/2002).

Okrem náhrad podľa zákona o cestovných náhradách môže zamestnávateľ podľa § 96b Zákonníka práce po dohode so zástupcami zamestnancov alebo v kolektívnej zmluve dohodnúť, že čas strávený na pracovnej ceste, ktorý je mimo času pracovnej zmeny a zamestnanec v tomto čase nevykonáva prácu, bude zamestnávateľ kompenzovať. Kompenzácia je možná buď peňažná alebo formou náhradného voľna s náhradou mzdy v sume jeho priemerného zárobku. 

Nároky zamestnanca vyslaného na zahraničnú pracovnú cestu sú odlišné pri tuzemskej pracovnej ceste a sú definované tiež v Zákone č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.

Náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách

V prípade, že zamestnanec pri pracovnej ceste použije auto (po predchádzajúcej dohode so zamestnávateľom), ktoré nie je majetkom zamestnávateľa, má nárok na základnú náhradu za každý km a náhradu za spotrebované pohonné látky.

Sumu základnej náhrady ustanovuje opatrenie MPSVaR. V súčasnosti je v platnosti opatrenie MPSVaR č. 632/2008 Z. z. z 18. decembra 2008, ktoré ustanovuje výšku základnej náhrady za každý 1 km jazdy pre osobné cestné motorové vozidlá na 0,183 €.

Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok v čase použitia vozidla, ktoré sa prepočítajú podľa spotreby auta uvedenej v technickom preukaze (viac v § 7 ods. 6 zákona č. 283/2002).

Zamestnávateľ sa môže zo zamestnancom dohodnúť, že náhradu za použitie auta poskytne v sume cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy (viac v § 7 ods. 10 zákona č. 283/2002).

Vyúčtovanie pracovnej cesty

Ak zamestnanec pred odchodom na pracovnú cestu požiada o poskytnutie preddavku, zamestnávateľ je povinný ho poskytnúť v sume predpokladaných náhrad (§ 36 ods. 1 zákona č. 283/2002).

Po vykonaní pracovnej cesty je zamestnanec povinný do 10 pracovných dní predložiť svojmu zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty a taktiež vrátiť prípadný nevyúčtovaný preddavok.

Ak zamestnanec nepreukáže vynaložené výdavky, zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytnúť náhrady v ním uznanej sume, pričom prihliadne na určené podmienky pracovnej cesty (§ 35 ods. 1 zákona č. 283/2002).

Cestovný príkaz a vyúčtovanie pracovnej cesty slúži ako účtovný doklad, tzn. musí obsahovať všetky náležitosti v zmysle § 10 Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.  

Od predloženia potrebných dokladov má zamestnávateľ 10 pracovných dní na vyúčtovanie a vyplatenie nárokov zamestnanca. 

Cestovné a stravné náhrady vo výške určenej zákonom, sú od dane oslobodené a neplatia sa z nich žiadne odvody. Ak však zamestnancovi zamestnávateľ poskytne náhrady vo vyššej sume, suma prekračujúca náhrady v zmysle zákona sa zahŕňa do vymeriavacieho základu na sociálne a zdravotné poistenie zamestnanca aj zamestnávateľa a taktiež sa zdaňuje.