Digitalizácia účtovníctva

Pracovať s digitálnym účtovníctvom je veľká výzva nielen pre účtovníka, ale aj pre podnikateľa. Je to však hlavne krok vpred pre našu budúcnosť. Digitalizáciou vieme vyriešiť nielen environmentálne problémy našej spoločnosti, ale aj zjednodušiť komunikáciu zainteresovaných strán a zrýchliť schvaľovacie procesy. Určite sa máme na čo tešiť.

Kto sa pridá do registra účtovných závierok?

Register účtovných závierok aktuálne podľa § 23 ods. 6 zákona o účtovníctve členíme na verejnú a neverejnú časť. Povinnosť ukladať dokumenty sprístupnené vo verenej časti registra účtovných závierok, ako sú napríklad účtovná závierka, majú tieto právnické osoby:

• obchodné spoločnosti (napr. s. r. o., a. s),
• družstvá,
• štátne podniky,
• subjekty verejnej správy,
• exportno – importná banka Slovenskej republiky.

Po aplikovaní novely v praxi by mali svoje dokumenty zverejňovať aj:

• pozemkové spoločenstvá,
• mimovládne neziskové organizácie, ako sú občianske združenia a spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov a ďalšie.

V neverejnej časti registra tak ostanú od roku 2022 len dokumenty fyzických osôb, ktoré sú účtovnou jednotkou a organizačných zložiek zahraničných osôb.

Nový spôsob ukladania účtovných dokumentov do registra účtovných závierok

Podľa § 23 ods. 2 zákona o účtovníctve je tiež stanovené, čo všetko ukladáme do registra:

• riadne a mimoriadne konsolidované účtovné závierky,
• súhrnné účtovné závierky verejne správy,
• výkazy vybraných údajov z účtovných závierok,
• správy audítorov,
• individuálne výročné správy,
• konsolidované výročné správy,
• ročné finančné správy podľa osobitného predpisu,
• oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky.

Vyššie spomenuté dokumenty sa ukladajú v elektronickej alebo listinnej podobe. Po novom roku budeme tieto dokumenty ukladať už len v elektronickej podobe.
Účtovné jednotky si tak od 1. januára 2022 uľahčia svoju prácu a zároveň odstránia chybovosť v prípade neautorizovaného spracovania účtovných dokladov. Účtovnú závierku za rok 2021 budeme ukladať elektronicky, a to vo formáte:

• ukladania účtovných dokumentov ako prílohu vyhotovenú v elektronickej podobe, alebo
• vytvorenia formuláru na ukladanie účtovných závierok v štruktúrovanej forme finančnej správy.

Odstránenie chýb v registri účtovnej závierky nebolo nikdy jednoduchšie

V praxi účtovníka sa často stáva, že pri ukladaní dokumentov za viac účtovných jednotiek nedochádza k správnemu prihláseniu za každú účtovnú jednotku samostatne. Účtovné závierky sa tak ukladali do registra pod nesprávnu hlavičku spoločnosti.

Novela zákona o účtovníctve umožňuje Ministerstvu financií SR:

• Presunúť dokument k tej účtovnej jednotke, ktorej sa týka, ak bol uložený k účtovnej jednotke, ktorej sa netýka.
• Vymazať dokument, ktorý nie je dokumentom, ktorý sa ukladá v registri účtovných závierok.

Zmeny sa dotknú aj neziskových organizácií

Zatiaľ bol obsah výročnej správy stanovený predovšetkým pre:

• podnikateľské subjekty,
• obce a subjekty verejnej správy.

Od roku 2022 sa pre neziskové organizácie upravuje obsah výročnej správy v zákone o účtovníctve. Uvedené sa však týka len neziskových organizácii, ktoré nemajú obsah výročnej správy ustanovený v príslušnom hmotnoprávnom predpise. Výročnú správu podľa zákona o účtovníctve vypracujú najmä občianske združenia a účelové zariadenia cirkvi.

Výročná správa bude obsahovať:

• účtovnú závierku za účtovné obdobie, za ktoré sa vyhotovuje výročná správa,
• prehľad vykonaných činnosti alebo projektov za účtovné obdobie – s uvedením ich vzťahu k účelu založenia účtovnej jednotky,
• správa audítora k účtovnej závierke,
• prehľad príjmov/ výnosov podľa zdrojov, prehľad výdavkov/nákladov v členení podľa jednotlivých druhov činností, účelu alebo projektov,
• a ďalšie ustanovené údaje.

Podmienky elektronického účtovníctva

Dnes už elektronické doklady nie sú žiadna rarita, skôr naopak. Je to bežná súčasť našich pracovných dní. Aby sme však mohli viaceré záznamy digitalizovať, novela nám prináša doplnenie a špecifikovanie podmienok, ktoré sa musia dodržať pri spracovaní záznamov.

Pripravujú sa nasledovné zmeny:

• upresní a zjednoduší sa listinná a elektronická podoba záznamu,
• ustanovia sa spôsoby transformácie účtovného záznamu pri zmene podoby účtovného záznamu,
• skenovanie sa môže použiť na transformáciu listinného účtovného záznamu na elektronický účtovný záznam,
• vlastnoručný podpis budeme môcť nahradiť akýmkoľvek elektronickým podpisom, pričom musí byť zachovaná preukázateľná identifikácia osoby, ktorá vyhotovila záznam,
• pri daňovej kontrole a overovaní audítorom bude účtovná jednotka povinná umožniť prístup do ekonomického softvéru a preukázať účtovné prípady,
• účtovná jednotka je povinná predkladať oprávneným osobám účtovné záznamy v elektronickej podobe (ak ich vedie v elektronickej podobe).

Ani pri elektronických záznamoch nesmieme zabúdať na dodržanie požiadaviek účtovných záznamov, medzi ktoré patria vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu od vyhotovenia, jeho transformácie, prijatia, odoslania a sprístupnenia účtovného záznamu.

Ak sa účtovná jednotka rozhodne aplikovať zmenu tohto zákona, bude povinná vypracovať interný predpis, v ktorom určí systém uchovávania účtovnej dokumentácie a voľbu dátového nosiča, kde bude uchovaná dokumentácia. Účtovná jednotka sa môže rozhodnúť napr. pre USB disk, pamäťovú kartu, cloud. Táto voľba nie je obmedzená zákonom.

Nové povinné náležitosti účtovného dokladu

Novelou sa vypúšťa z povinných náležitosti účtovných dokladoch označovanie účtov, ktoré boli použité v rámci predkontovania dokladu. Naďalej ostáva podmienka, že účtovná jednotka musí na výzvu daňového úradu poskytnúť prístup do softvéru, kde bude mať k dispozícií účtovné záznamy, preukazujúce predkontovanie dokladov. Novela umožňuje podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad nahradiť elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom.

Pokuty za porušenie zákona o účtovníctve

S novelou zákona súvisia nasledovné sankcie za porušenie zákona o účtovníctve:

• ustanovenie dolnej hranice sadzby pri závažnom porušení zákona o účtovníctve – tzn. v prípade, ak účtovná jednotka nevedie účtovníctvo, nezostaví účtovnú závierku alebo zatají nejaké skutočnosti týkajúce sa účtovníctva, hrozí jej na správne delikty spáchané od 1. 1. 2022 pokuta vo výške 1 000 eur až 3 000 000 eur,
• ustanovenie výšky sankcie v prípade, ak si účtovná jednotka nesplní povinnosť uloženia dokumentov do registra,
• ustanovenie sankcie za nesplnenie povinnosti, ktorú má posledný štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu zapísaný v ORSR pred vymazaním obchodnej spoločnosti alebo družstva z registra.