Bez kvalitného účtovníctva sa v podnikaní nezaobídete. Spoločnosť ATAX NR, s. r. o., ktorá poskytuje kompletné účtovné služby to dobre vie. Spolu s konateľom Ing. Mgr. Jurajom Šantavým sme diskutovali o digitalizácii účtovníctva prostredníctvom KROS Digitálnej kancelárie. Zamestnanci si aplikáciu obľúbili natoľko, že jej vymysleli vlastný názov Digitálka. Celý rozhovor sa niesol v príjemnom duchu a bol plný zaujímavých postrehov. Chcete vedieť akých?
Prečo ste začali digitalizovať?
„Sme otvorení novým technológiám a trendom. Uvedomujeme si, že ich ignorovanie môže viesť k strate konkurencieschopnosti. Digitalizáciu vnímame aj ako ekologické riešenie, ktoré znižuje množstvo papierov. Počas prvých 2-3 mesiacov sme dokázali znížiť objem starých dokumentov od našich zákazníkov. Kolegyňa s úsmevom poznamenala, že sme vyprázdnili police, na ktoré nám teraz bude padať už len prach.“
Kedy ste s digitalizáciou začali?
„Začali sme na jeseň 2023, pričom sme paralelne používali starý papierový systém, ale už aj KROS Digitálnu kanceláriu. Od januára fungujeme výlučne digitálne. Aj tento rok v máji sme pridali ďalšiu firmu na digitalizáciu dokladov. Dá sa na to nabehnúť aj v priebehu roka. Do konca roka budeme fungovať hybridne a od nového roka prejdeme na plne digitálny systém.“
Čo je najväčším benefitom KROS Digitálnej kancelárie?
„Keď doklady prídu do KROS Digitálnej kancelárie, máme k nim okamžitý prístup a môžeme ich hneď skontrolovať pred ich importovaním do OMEGY. Všetky nastavenia vykonávame priamo v aplikácii, čo nám šetrí čas. Doklady sú neustále k dispozícii, čo je výhodné najmä pri práci z domu, keď je potrebné rýchlo nájsť a overiť dokumenty bez nutnosti fyzického prístupu k šanónom. Pri kontrole DPH používame dva monitory a pracujeme cez aplikáciu. Kolegyne, ktoré pracujú priamo u klienta, majú tiež prístup k svojim častiam kedykoľvek a kdekoľvek.“
Ako hodnotíte prácu s aplikáciou?
„Účtujeme v „Digitálke“ cca 45 firiem. Hlavne komunikácia s klientom je pohodlnejšia. Vedia tam doklady hneď nahrať. Pri bežných došlých faktúrach nie je nejaký výrazný problém a pekne to vyťažuje. Aplikáciu využívame primárne na bločky a faktúry. Klientom chodia faktúry mailom, a tak ich rovno preposielajú priamo do aplikácie na mailovú adresu kancelárie. Všetko máme pekne uložené na jednom mieste a máme k tomu prístup my aj náš klient. Keď otvorím aplikáciu, tak doklad tam hneď vidím.“
Čo je najväčším prínosom pre vašich zákazníkov ?
„Najväčším lákadlom pre zákazníkov je možnosť vidieť svoje doklady v reálnom čase a sledovať stav úhrad faktúr. Aby to fungovalo, musia klienti s nami spolupracovať – pravidelne nahrávať doklady a zabezpečiť prepojenie bankovníctva s Digitálnou kanceláriou. Spolupráca klientov pri nahrávaní dokladov nám zjednodušuje prácu.“
Zlepšila sa vaša komunikácia s klientami?
„Určite áno. Pred tým nám doklady priniesli raz za mesiac. Teraz ich nahrávajú každé 2-3 dni a my si ich môžeme priebežne kontrolovať. Každý skontrolovaný doklad označím štítkom, aby klienti vedeli, že je v poriadku. Ak potrebujú úpravy, kontaktujú ma telefonicky alebo emailom.“
Prečo by mali začať aj ostatní využívať KROS Digitálnu kanceláriu?
„Minimálne nemusia mať veľký sklad na archív – šanóny a krabice. Odpadnú papierovačky pri účtovaní. Cieľom je zbaviť sa čo najviac papiera a smerovať k bezpapierovej firme. Klienti majú doklady k dispozícii kedykoľvek, čo zjednodušuje reklamácie a porovnávanie nákupov. Vyhľadávanie je oveľa rýchlejšie ako v šanónoch. Klienti si môžu pozrieť svoje doklady aj bez nás, vrátane starších záznamov. Je to moderný trend a zrýchľuje prácu.“
