Bez kvalitného účtovníctva sa v podnikaní nezaobídete. Spoločnosť ATAX NR, s. r. o., ktorá poskytuje kompletné účtovné služby, má dvadsaťročné skúsenosti a viac ako stovkou klientov po celom Slovensku, to dobre vie. Spolu s konateľom Ing. Mgr. Jurajom Šantavým sme diskutovali o digitalizácii účtovníctva prostredníctvom KROS Digitálnej kancelárie. Zamestnanci si aplikáciu obľúbili natoľko, že jej vymysleli vlastný názov Digitálka. Celý rozhovor sa niesol v príjemnom duchu a bol plný zaujímavých postrehov. Chcete vedieť akých?
Prečo ste sa rozhodli, začať digitalizovať?
„Sme otvorení novým technológiám a trendom. Uvedomujeme si, že ich ignorovanie môže viesť k strate konkurencieschopnosti. Digitalizáciu vnímame aj ako ekologické riešenie, ktoré výrazne znižuje množstvo papierov. Počas prvých 2-3 mesiacov sme dokázali výrazne znížiť objem starých dokumentov od našich zákazníkov. Kolegyňa s nadhľadom poznamenala, že sme vyprázdnili police, na ktoré nám teraz bude padať už len prach.“
Kedy ste s digitalizáciou začali?
„Začali sme na jeseň 2023, pričom sme paralelne používali starý papierový systém, ale už aj KROS Digitálnu kanceláriu. Od januára fungujeme výlučne digitálne. Aj tento rok v máji sme pridali ďalšiu firmu na digitalizáciu dokladov. Dá sa na to nabehnúť aj v priebehu roka. Do konca roka budeme fungovať hybridne a od nového roka prejdeme na plne digitálny systém.“
Čo považujete za hlavný benefit „Digitálky“?
„Keď doklady prídu do KROS Digitálnej kancelárie, máme k nim okamžitý prístup a môžeme ich hneď skontrolovať pred ich importovaním do OMEGY. Všetky nastavenia vykonávame priamo v aplikácii, čo nám šetrí čas. Doklady sú neustále k dispozícii, čo je výhodné najmä pri práci z domu, keď je potrebné rýchlo nájsť a overiť dokumenty bez nutnosti fyzického prístupu k šanónom. Pri kontrole DPH používame dva monitory a pracujeme cez aplikáciu. Kolegyne, ktoré pracujú priamo u klienta, majú tiež prístup k svojim častiam kedykoľvek a kdekoľvek.“
Ako zatiaľ vnímate prácu v „Digitálke“?
„Účtujeme v „Digitálke“ cca 45 firiem. Gro máme napojených na OMEGU. Zatiaľ len jednu máme napojenú na ALFU plus a celkom sa nám to pozdáva. Je to rýchlejšie. Hlavne komunikácia s klientom je pohodlnejšia. Vedia tam doklady hneď nahrať. Pri bežných došlých faktúrach nie je nejaký výrazný problém a pekne to vyťažuje. “
Na čo využívate KROS Digitálnu kanceláriu?
„Aplikáciu využívame primárne na bločky a faktúry. Klientom chodia faktúry mailom, a tak ich rovno preposielajú priamo do aplikácie na mailovú adresu kancelárie. Všetko máme pekne uložené na jednom mieste a máme k tomu prístup my aj náš klient. Keď otvorím aplikáciu, tak doklad tam hneď vidím.“
Ako vnímajú digitalizáciu vaši klienti?
„Spolupráca klientov pri nahrávaní dokladov nám zjednodušuje prácu. Digitalizujeme menšie firmy, tie, ktoré sú ochotné spolupracovať ale najmä tie, kde vidíme potenciál v úspore času. Niektorých klientov je jednoduchšie presvedčiť, iných musíme viac motivovať. Sme v prechodnom období, je to podobne ako pri nástupe mobilných telefónov. Musíme sa s tým naučiť žiť. Proces implementácie nových technológií nie je vždy plynulý a rovnaký pre všetkých.“
Čo je teda najväčším prínosom pre vašich zákazníkov pri používaní KROS Digitálnej kancelárie?
„Najväčším lákadlom pre zákazníkov je možnosť vidieť svoje doklady v reálnom čase a sledovať stav úhrad faktúr. Aby to fungovalo, musia klienti s nami spolupracovať – pravidelne nahrávať doklady a zabezpečiť prepojenie bankovníctva s Digitálnou kanceláriou. Klienti si zvykajú na nový systém a nesťažujú sa.“
Zlepšila sa disciplína klientov pri komunikácií s vami ako účtovnou kanceláriou?
„Určite áno. Pred tým nám doklady priniesli raz za mesiac. Teraz ich nahrávajú každé 2-3 dni a my si ich môžeme priebežne kontrolovať. Každý skontrolovaný doklad označím štítkom, aby klienti vedeli, že je v poriadku. Ak potrebujú úpravy, kontaktujú ma telefonicky alebo emailom.“
Čo by ste odporúčali ostatným – prečo by mali začať využívať KROS „Digitálnu kanceláriu?
Minimálne nemusia mať veľký sklad na archív – šanóny a krabice. Odpadnú papierovačky pri účtovaní. Cieľom je zbaviť sa čo najviac papiera a smerovať k bezpapierovej firme. Klienti majú doklady k dispozícii kedykoľvek, čo zjednodušuje reklamácie a porovnávanie nákupov. Vyhľadávanie je oveľa rýchlejšie ako v šanónoch. Klienti si môžu pozrieť svoje doklady aj bez nás, vrátane starších záznamov. Je to moderný trend a zrýchľuje prácu.
