Napriek tomu, že digitalizácia účtovníctva prináša množstvo výhod, o ktorých sme sa rozprávali aj na konferencii Digitálne účtovníctvo od A po Z, tak na druhej strane sa s ňou vynárajú nové otázky. Odpovede na tie najčastejšie, spísala daňová poradkyňa Ing. Katarína Bohdalová. Pevne veríme, že aj tieto odpovede vám pomôžu lepšie nastaviť proces digitalizácie.
Ako je to s uchovávaním originálneho bločku keď si ho naskenujem vrátane elektronickej kópie originálneho dokladu? Môžem originál bločku vyhodiť?
Podľa ustanovenia § 33 ods. 7 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve: Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie vykonanej v súlade so zákonom o účtovníctve, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe, ak osobitné predpisy neustanovujú inak: napr. zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
V zmysle uvedeného účtovná jednotka môže originálny listinný doklad z eKasy „vyhodiť“, je však nevyhnutné, aby zabezpečila nasledovné zákonné podmienky:
1. Pri transformácii listinného dokladu z eKasy do elektronickej podoby skenovaním (výsledkom skenovania je obrázok uložený v súborovom formáte s rastrovou grafikou vo formáte napr. PDF) je potrebné dodržať:
- úplnosť účtovného dokladu v pôvodnej a novej podobe,
- obsahovú a vizuálnu zhodu účtovného dokladu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,
- čitateľnosť celej plochy účtovného dokladu,
- neporušenosť obsahu účtovného dokladu.
2. Pri transformácii – skenovaní dokladu z eKasy a aj počas celej doby povinnej archivácie dokladu v transformovanej elektronickej podobe je potrené zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť dokladu. Uvedené môže účtovná jednotka pri oskenovanom doklade z eKasy zabezpečiť pripojením elektronického podpisového záznamu zodpovednej osoby alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov. Elektronický doklad musí byť počas celej doby povinnej archivácie zabezpečený pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi a neoprávneným prístupom k nemu. So splnením týchto požiadaviek vám pomôže Digitálny archív od KROSU.
3. Ako elektronický podpisový záznam, ktorý nahrádza vlastnoručný podpis a identifikuje jednoznačne preukázateľnú osobu, je možné v softvéroch od KROSU použiť Prístupové meno a Heslo do softvéru/aplikácie. Následne je jednoduché prostredníctvom softvéru identifikovať osobu zodpovednú za transformáciu ako osobu, ktorá pripojila PDF súbor dokladu z eKasy k účtovnému záznamu. Pomocou softvéru je možné identifikovať aj osobu zodpovednú za archiváciu účtovných záznamov napríklad ako osobu, ktorá doklad uložila do archívu. Ak si účtovná jednotka zvolí tento postup, je povinná vytvoriť taký systém tvorby prístupových kódov do informačných systémov, ktorý zabezpečí, aby ich iná ako zodpovedná osoba nemohla získať, kopírovať alebo inak zneužiť. Systém tvorby prístupových kódov s jednoznačnou identifikáciou osôb a zadefinovaním predmetu ich zodpovedností je potrebné upraviť vo vnútropodnikovej smernici.
4. Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu môže účtovná jednotka zabezpečiť aj vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov, v rámci ktorého sú určené osoby zodpovedné za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov vrátane transformácie účtovných dokladov. Systém kontroly je potrebné upraviť vo vnútropodnikovej smernici.
Pre komplexnosť je potrebné doplniť: Ak má účtovná jednotka povinnosť postupovať podľa zákona o archívoch a registratúrach (napr. subjekty verejnej správy, neziskové organizácie poskytujúce všeobecne prospešné služby) je potrebné pri archivácii dokladov a prípadnej povinnosti zachovať doklady v originálnej listinnej podobe prihliadať aj na ustanovenia tohto zákona.
Na ďalšie zodpovedané otázky sa môžete tešiť v ďalšom blogom príspevku.
