Konferencia Digitálne účtovníctvo od A po Z zaznamenala veľký úspech. Potešil nás váš enormný záujem o tému digitalizácie. Už v predchádzajúcom blogu sme sa spolu s daňovou poradkyňou pozreli na jednu z najčastejších otázok. Otáznikov ohľadom archivácie dokladov v digitálnej podobe sa však vynorilo viac. Preto sme pre vás vybrali ďalšie často dopytované otázky.
Je možné doklady archivovať elektronicky aj s poznámkami účtovníka?
Jednou zo zákonných požiadaviek pri transformácii z listinnej do elektronickej podoby je dodržanie obsahovej a vizuálnej zhody účtovného dokladu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou. Pôvodnou podobou sa rozumie podoba v akej bol doklad prijatý. Z uvedeného dôvodu nedoporučujem archivovať oskenovaný elektronický doklad, ktorý obsahuje poznámky účtovníka. Nevylučujem však, že bude akceptované, ak je napr. poznámka vo forme očíslovania dokladu interným číslom alebo označenie ŠPZ automobilu pri nákup PHL umiestnená niekde v rohu dokladu (neodporúčam poznámky/škrty/úpravy priamo v tele účtovného dokladu). Podľa môjho názoru však nie je dodržaná zákonná podmienka vizuálnej zhody a je na správcovi dane, či v prípade daňovej kontroly bude takýto doklad akceptovateľný.
Aktualizované 5. júna 2023 na základe usmernenia FR SR: Ak účtovná jednotka dopĺňa doklady obdržané v listinnej podobe napr. dodávateľské faktúry o údaje, ktoré vyplývajú napr. z interného predpisu, pričom týmto doplnením nenastane zmena obsahu skutočností, ktoré sa faktúrou zaznamenávajú (je zabezpečená neporušenosť) a následne ich transformuje do elektronickej podoby skenovaním, je potrebné pri tejto transformácii zabezpečiť obsahovú a vizuálnu zhodu faktúry v novej elektronickej podobe s jej pôvodnou listinnou podobou, a to aj s doplnenými údajmi. Skutočnosť, že boli doplnené údaje na faktúre (za podmienky zabezpečenia neporušenosti) pred transformáciu, nemá za následok porušenie zabezpečenia obsahovej a vizuálnej zhody účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou.
Z usmernenia FR SR vyplýva, že je možné prijaté listinné doklady archivovať elektronicky aj s poznámkami účtovníka. Podmienkou je, aby uvedenie poznámok (rozsah a obsah údajov) bolo upravené napr. vo vnútropodnikovej smernici účtovnej jednotky a samozrejme ručne doplnené poznámky boli čitateľné.
Môžem niektoré doklady archivovať elektronicky a niektoré listinne?
Zákon o účtovníctve neustanovuje povinnosť archivovať účtovné záznamy len v listinnej alebo len v elektronickej podobe. Účtovná jednotka si zvolí spôsob archivácie podľa vlastného rozhodnutia, tzn. je možná aj kombinácia listinného a elektronického uchovávania účtovných záznamov. Spôsob archivácie odporúčam upraviť vo vnútropodnikovej smernici.
Zákon však ustanovuje jednu výnimku: Ak elektronický doklad obsahuje kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) kvalifikovanú elektronickú pečať na účely zákona o účtovníctve je potrebné doklad archivovať v prijatej v elektronickej podobe. Vytlačená listinná podoba takéhoto dokladu nie je preukázateľným dokladom, tzn. nie je možné ho archivovať iba v listinnej podobe. Zákon však nezakazuje takýto doklad archivovať okrem povinnej elektronickej podoby aj v listinnej podobe na interné potreby účtovnej jednotky.
Ako je to s tlačou pokladničných dokladov k oskenovaným bločkom vrátane elektronickej kópie?
V dôvodovej správe k schválenej novele zákona k digitalizácii účtovníctva sa uvádza: „Skenovaním je možné transformovať všetky druhy účtovných dokladov, ktoré sa v súčasnosti vyhotovujú väčšinou v listinnej podobe ako napríklad príjmový a výdavkový pokladničný doklad, pokladničné bločky.“
V situácii kedy účtovná jednotka vydáva z pokladnice peňažnú hotovosť – zálohu na nákup v hotovosti sa obvykle tlačí výdavkový pokladničný doklad, na ktorom sa uvádza aj podpis osoby preberajúcej hotovosť. Takýto výdavkový pokladničný doklad môže účtovná jednotka archivovať v listinnej podobe alebo vykoná transformáciu skenovaním z listinnej do elektronickej podoby a má povinnosť archivovať doklad v podobe, ktorá je výsledkom transformácie, t. j. v elektronickej podobe.
Ako správne postupovať pri archivácii, keď mi príde faktúra najskôr mailom v PDF a potom o pár dní aj v listinnej podobe poštou?
V odpovedi vychádzam z predpokladu, že prijatá elektronická faktúra neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo pečať. Z definície listinného a elektronického dokladu v § 31 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve vyplýva, že rozhodujúcou skutočnosťou na posúdenie toho, či ide o listinný alebo elektronický účtovný záznam, je jeho zaslanie a prijatie. Tzn. či bol zaslaný a prijatý v elektronickej alebo v listinnej podobe. V predmetnom prípade bol doklad dodávateľom zaslaný v elektronickej a následne aj listinnej podobe. Odberateľ prijal doklad v elektronickej aj listinnej podobe.
V danej veci odporúčam kontaktovať dodávateľa a písomne (postačuje aj e-mailová komunikácia) dohodnúť jednu formu zasielania faktúr. Forma faktúry dohodnutá s dodávateľom bude preukázateľným účtovným dokladom na účely zákona o účtovníctve. Následne v súvislosti s archiváciou je na rozhodnutí účtovnej jednotky, či bude prijaté faktúry archivovať v dohodnutej podobe alebo pristúpi k transformácii účtovného dokladu a uchovávaniu účtovných záznamov v transformovanej podobe.
Je povinnosť ÚJ zabezpečiť elektronickú archiváciu faktúry, ktorú obdržala od dodávateľa mailom hoci si faktúru z mailu ÚJ vytlačila a archivuje v listinnej podobe?
Účtovná jednotka prijala elektronický doklad, následne vykonala transformáciu dokladu z elektronického na listinný doklad. Podľa ustanovenia § 33 ods. 7 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve: Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie vykonanej v súlade so zákonom o účtovníctve, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe, ak osobitné predpisy neustanovujú inak: napr. zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Dôležité je, aby účtovná jednotka transformáciu z elektronickej do listinnej podoby vykonala v súlade so zákonom o účtovníctve, pričom podľa § 33 ods. 6 zákona o účtovníctve musí byť dodržaná neporušenosť a čitateľnosť účtovného dokladu. Zároveň odporúčam: vo vnútropodnikovej smernici k transformácii účtovných záznamov upraviť spôsoby transformácie a osoby zodpovedné za transformáciu, vo vnútropodnikovej smernici k archivácii upraviť spôsoby uchovávanie účtovnej dokumentácie.
Upozorňujem však, že ak prijatý elektronický doklad obsahuje kvalifikovaný elektronický podpis (KEP)/kvalifikovanú elektronickú pečať, z ustanovenia § 33 ods. 4 zákona o účtovníctve vyplýva povinnosť doklad archivovať v elektronickej podobe. Zákon o účtovníctve nezakazuje elektronickú faktúru s KEP vytlačiť, táto listinná podoba je však použiteľná len na interné potreby účtovnej jednotky.
Ak nám príde faktúra do elektronickej pošty (slovensko.sk) môže sa evidovať a archivovať len v elektronickej forme nakoľko má KEP? Nie je možné faktúru vytlačiť a následne použiť v listinnej podobe v účtovníctve?
Na účely archivácie a preukázateľnosti dokladu: Účtovná jednotka je povinná elektronickú faktúru s KEP archivovať v prijatej elektronickej podobe, uvedené vyplýva z ustanovení § 33 ods. 4, ods. 6 a ods. 7 zákona o účtovníctve.
Na interné účely účtovnej jednotky: Zákon o účtovníctve nezakazuje elektronickú faktúru s KEP vytlačiť, táto listinná forma je však použiteľná len na interné potreby účtovnej jednotky.
Veríme, že sme vám pomohli odstrániť zasa pár otáznikov k téme digitalizácie účtovníctva. Aj keď sa téma digitalizácie môže zo začiatku javiť ako strašiak, odložte svoje obavy, stojíme pri vás.
