Ako je to s používaním elektronickej faktúry? Dovoľuje mi zákon používať naskenovaný podpis na faktúre? (Teda nie zaručený elektronický podpis.)
Toto sú otázky, na ktoré sa pýtajú mnohí naši používatelia, preto sme sa rozhodli venovať im nasledujúci článok. V krátkosti vám objasníme túto problematiku, aby ste mohli iKROS používať bez pochybností.
V prvom rade vás chceme potešiť odpoveďou, že oboje môžete bez obáv používať. Zákon však určuje podmienky, ktoré je potrebné splniť. Podmienky môže splniť prakticky ktokoľvek a bez akéhokoľvek vybavovania. Určuje to zákon č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty.
Elektronická faktúra
Elektronickú faktúru je možné vydať len zo súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. Súhlas môže byť vyjadrený písomne, zmluvne, emailom ale aj samotným spracovaním faktúry zo strany zákazníka alebo jej úhradou. Ak zákazník uhradí prijatú faktúru vydanú elektronicky, samotná úhrada takejto faktúry znamená, že súhlasil s jej vydaním v elektronickej podobe.
Elektronický podpis
Aby sme išli pekne po poriadku, najskôr si musíme povedať, že zákon určuje 4 spôsoby
na zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti papierovej a elektronickej faktúry. Inými slovami môžeme povedať, že faktúra, ktorú niekto uchováva v akejkoľvek podobe, musí byť obsahovo zhodná s tou vystavenou.
a) Kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry s dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby. Uvedieme jednoduchý príklad takéhoto kontrolného mechanizmu. Zákazníkovi dodáte tovar spolu s objednávkou. Následne mu zašlete elektronickú faktúru. Zákazník má k dispozícií dva porovnateľné doklady – papierovú objednávku a elektronickú faktúru.
b) Zaručený elektronický podpis je možné ho použiť ako ďalšiu alternatívu zabezpečenia elektronickej faktúry.
c) Elektronická výmena údajov (EDI) môže byť tiež použitá na zabezpečenie elektronickej faktúry. Zabezpečenie faktúry je ale potrebné zahrnúť do zmluvy o elektronickej výmene údajov.
d) Iný spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry. Okrem spôsobov a) až c) si môže vyhotoviteľ určiť aj iný spôsob zabezpečenia faktúry a teda aj zabezpečenie pomocou naskenovaného podpisu. Prvým príkladom zabezpečenia môže byť kombinácia naskenovaného podpisu a kontrolných mechanizmov podnikových procesov podľa bodu a). Iným príkladom môže byť vydanie a prijatie elektronickej faktúry zabezpečené aj prostredníctvom jej umiestnenia na bezpečnej webovej stránke vyhotoviteľa faktúry, kedy vyhotoviteľ posiela odberateľovi oznámenie o vyhotovení faktúry (e-mailom, textová správa) a odberateľ na základe použitia užívateľského mena a hesla získa prístup k vyhotovenej faktúre.
Zákon o dani z pridanej hodnoty umožňuje vyhotovovať elektronickú faktúru a nepredpisuje vyhotoviteľovi, akú formu musí použiť na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu elektronickej faktúry. Dáva daňovníkovi na výber z uvedených možností. V iKROSe sú podporené obe možnosti. Vystavenú faktúru je možné poslať e-mailom ako PDF. Tiež je možné na doklad vložiť naskenovaný podpis.
Komplexnejšie je problematika fakturácie popísaná v metodickom pokyne Finančnej správy SR pod názvom: Metodický pokyn k fakturácii podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
https://www.financnasprava.sk/_img/pfsedit/Dokumenty_PFS/Profesionalna_zona/Dane/Metodicke_pokyny/Nepriame_dane/MP_k_fakturacii_2014.pdf
Veríme, že sme vám pomohli rozlúsknuť problematiku o elektronickej faktúre a elektronickom podpise. Ak vám ale ešte nejaké otázky zostali, radi vám odpovieme v komentároch nižšie alebo na info@ikros.sk.
