Elektronickú schránku (ES) sme si už aktivovali a začali používať. Pred tým sme si prečítali množstvo odborných článkov a pozreli rôzne náučné videá. Ako vo všetkom, aj tu platí, že lepšie je raz zažiť ako viackrát počuť, či čítať. Radi sa preto s vami podelíme práve o tie praktické skúsenosti, ktoré by aj nám v začiatkoch pomohli.
„Kľúčom“ do ES je štatutárov občiansky preukaz s čipom (eID)
Samozrejme, ako inde, aj štatutári spoločnosti KROS a.s. oficiálne zastupujú firmu a prijímajú rozhodnutia. Preto si už zabezpečili občiansky preukaz s čipom (eID) a bezpečnostným osobným kódom (BOK). Do elektronickej schránky právnickej osoby má totiž automaticky vytvorený prístup práve jej štatutár (v prípade viacerých štatutárov, má prístup vytvorený každý).
Dôležité pre korektné prihlásenie do ES je aj to, aby sa údaje na občianskom preukaze štatutára zhodovali s údajmi, ktoré sú zapísané v Obchodnom registri PO.
Ako to vo firmách funguje v praxi?
Skúste si odpovedať na otázku: Kto vo vašej firme doteraz reálne preberal úradné rozhodnutia, vybavoval výpisy z registra trestov, pripravoval odpovede na výzvy z ÚPSVaR, atď.? Väčšinou to býva hlavná ekonómka alebo účtovníčka, ktorej konatelia na tieto úkony poskytli plnú moc.
Pozitívne je, že rovnako môžeme postupovať aj v prípade komunikácie cez elektronickú schránku. Preto by si mala čím skôr zabezpečiť eID s BOK aj vaša účtovníčka. Štatutárov eID s jeho BOK bude potrebovať len pre prvé prihlásenie do ES, aktiváciu schránky, a aby si nastavila splnomocnenie na spravovanie ES. Ako na to? Poďme pekne po poradí…
Čo si potrebujeme zaobstarať na komunikáciu s verejnou správou?
Občiansky preukaz s čipom (inak povedané eID kartu – elektronickú identifikačnú kartu) má už väčšina z nás. Pre komunikáciu s verejnou správou však tento čip musí obsahovať aj bezpečnostný osobný kód(BOK – 6 miestnu ľubovoľnú kombináciu číslic).
Ďalej je potrebné, aby čip obsahoval údaje pre vytvorenie zaručeného elektronického podpisu (ZEP). Pri elektronickej komunikácií s verejnou správou je to ekvivalent ručného podpisu používaného pri „papierovom“ styku s úradmi. Na oddelení dokladov Okresného riaditeľstva Policajného zboru (ORPZ) požiadame o vydanie občianskeho preukazu, s takým elektronickým čipom, ktorý obsahuje aj BOK a ZEP. Nahratie uvedených kódov na elektronický čip je bezplatné.
Bezplatne by Vám mali na ORPZ poskytnúť aj čítačku elektronických kariet. Ak sa stalo, že ich nemali aktuálne v zásobe, nezúfajte. Vyskúšali sme, a rovnako nám poslúžila čítačka na kartu pre elektronické bankovníctvo (InternetBanking).
Nakoniec chvíľu inštalovania a môžeme začať
Na titulnej stránke www.slovensko.sk sme našli všetko potrebné pre inštaláciu (aplikácie aj návody) v častiach Na stiahnutie a Návody.
Inštalácií ovládača čítačky čipových kariet sme sa vyhli, keďže sme použili tú na InternetBanking. Ďalšie dve aplikácie: na prihlásenie pomocou eID karty a pre kvalifikovaný elektronický podpis (ZEP) sme nainštalovali jednoducho pomocou sprievodcu pár klikmi.
Aktivácia elektronickej schránky – začiatok e-komunikácie
Pri prvom prihlásení sme pre aktiváciu ES do čítačky vložili štatutárov eID (OP s čipom). Rovno sa zobrazilo okno pre zadanie osobného bezpečnostného kódu (BOK). Následne sme si mohli zvoliť, či ideme do schránky firmy KROS a.s., alebo do osobnej schránky štatutára – ako občana. Vyplnili sme všetky bunky s údajmi o firme, ktoré sa zobrazili len pri tomto prvom prihlásení. Mailovú adresu sme uviedli už takú, ktorú používa ekonómka. Ona bude spravovať elektronickú schránku KROSu a tiež prijímať notifikácie. Napokon sme klikli na tlačidlo Aktivuj.
Po tomto kroku budú orgány verejnej správy s nami automaticky komunikovať a doručovať dokumenty cez ES. Samozrejme, ak v danom konkrétnom prípade zákon neurčuje listinný spôsob doručovania. Podľa zákona o e-Governmente sa budú elektronické úradné správy považovať za doručené aj keď si ich v ES neprečítame. Práve preto je dôležité zabezpečiť, aby po aktivácií nezostala elektronická schránka bez povšimnutia.
Oprávnenie spravovať ES inou osobou
Prvým krokom po aktivácií ES bolo u nás nastavenie oprávnení pre prístup a spravovanie ES vybranou osobou. Nie je vždy jednoduché zastihnúť štatutára, preto je praktické, keď už pri ďalšom využívaní ES ekonómka používa svoj vlastný eID.
V prípade doručeniek, ktoré sú určené do vlastných rúk, sa ale musí prihlásiť štatutár so svojim eID. Nestačí prihlásenie ekonómky, ktorá má len čiastočné oprávnenie.
Do ES nemusíme nazerať denne
Predsa len s orgánmi verejnej správy nekomunikujeme na dennej báze. Nastavili sme si preto notifikáciu. Na mailovú adresu ekonómky príde vždy oznam, že do ES pribudlo nové oznámenie, dokument, či doručenka.
Na výber sme mali notifikáciu cez SMS alebo mailom. Zatiaľ nie je možné využívať obidve formy. Notifikácia cez SMS je obmedzená na jedno mobilné číslo. Preto sa nám ako vhodnejšia pozdáva notifikácia mailom, ktorých si môžeme navoliť aj viac.
Naša skúsenosť: Online neznamená to isté ako hneď
Viac zo zvedavosti ako z nutnosti sme si skúsili vyžiadať prvý dokument cez ES. Nedá sa povedať, že by kroky boli veľmi intuitívne. Keďže už máme skúsenosti s elektronickými podaniami na daňový úrad a sociálnu poisťovňu, nakoniec sa nám to podarilo.
Príslušný orgán nám do ES zaslal príkaz na zaplatenie poplatku aj s údajmi potrebnými pre zrealizovanie platby (číslo účtu, variabilný symbol). Pripravte sa, že to nemusí byť zo dňa na deň. Z jednotlivých úradov môže byť doba reakcie na naše požiadavky rôzna. Po zrealizovaní platby sme si už len počkali na dokument.
Výhodou určite bol ušetrený čas štatutára, vlastne nikto nemusel opustiť svoje pracovisko a prispôsobovať sa úradným hodinám danej inštitúcie. Prečo tiež nevyužiť len polovičné správne poplatky.
Pre potreby našej firmy nám uvedené kroky a informácie zatiaľ postačovali. Neváhajte a podeľte sa aj vy so svojimi skúsenosťami s elektronickou schránkou.
