Nahadzovanie bankových výpisov bolo jednou z posledných činností pri uzatváraní mesiaca, ktorú som pri účtovaní robil. Mesiaca, ktorý vlastne už skoro pred mesiacom skončil. A neraz sa stalo, že len vďaka bankovému účtu sa prišlo na to, že po niektorých faktúrach nie je v účtovníctve ani stopy.
Dedičstvo minulosti
Časy ručného prepisovania pohybov z bankového účtu do účtovníctva ešte stále nevymizli. Pri jedno-dvoj stranovom výpise to nie je nejaká robota, človek vie pri tom aj celkom dobre zrelaxovať, keď nemusí veľmi premýšľať. Avšak, ak je takýchto výpisov za mesiac 30-40, to už vie s nervami a s časom potrebným na ich nahodenie pekne zamávať.
Alternatívou pre rýchlejšie spracovanie bankových výpisov bol a stále je import prostredníctvom XML. Stačí mať len správne nastavené párovacie kritéria a všetko ide raz, dva. Ale ani tento šikovnejší spôsob stále neodbúrava to, že účtovníctvo sa vedie aj s niekoľkotýždňovým spätným oneskorením.
Podnikateľ prevádzkuje obchod so spotrebnou elektronikou. Aj keď sa mu o účtovníctvo stará externá účtovná firma, ani jeho administratíva neobchádza. Aby mal prehľad o uhradenosti svojich vystavených a došlých faktúr, musí si viesť ich evidenciu spolu s každou prislúchajúcou úhradou. Denne, niekedy aj viackrát do dňa sa musí prihlasovať do internet bankingu, uhradiť faktúry, pozrieť a poznačiť si došlé platby. Po skončení mesiaca odovzdá všetky doklady účtovnej firme, spolu s bankovým výpisom. A účtovná firma urobí túto evidenciu v podstate ešte raz (aj keď vieme, že to úplne presne to isté nie je). Ide o neefektívny kolobeh, kedy jednu a tú istú vec robia dvaja ľudia. A áno, aj pri tomto neefektívnom kolobehu sa vedia odhaliť chyby, preklepy, omyly, tie sú však už často 2-3 týždne staré.
Budúca cesta
Doba však pokročila a nové technológie nám umožňujú robiť veci včas, presnejšie, kvalitnejšie, a to všetko s vynaložením oveľa menšej námahy, ako tomu bývalo kedysi. Takou technológiou je aj Premium API od Tatra banky. O technickej stránke sa dočítate viac v blogu PREMIUM API – a čakaniu je koniec. My sa teraz spolu ale pozrime na to, ako si bude možné uľahčiť s KROS Digitálnou kanceláriou v spojení s Premium API podnikateľský a účtovnícky život.
Podnikateľ prevádzkuje obchod so spotrebnou elektronikou. Aj keď sa mu o účtovníctvo stará externá účtovná firma, ani jeho administratíva neobchádza. Aby mal prehľad o uhradenosti svojich vystavených a došlých faktúr, musí si viesť ich evidenciu spolu s každou prislúchajúcou úhradou. Čo však podnikateľ denne, niekedy aj viackrát do dňa robiť nemusí, je prihlasovať sa do internet bankingu, uhrádzať faktúry, prezerať a značiť si došlé platby. O všetko sa mu postará KROS Digitálna kancelária prepojená prostredníctvom Premium API s jeho bankovým účtom.
Podnikateľ si vie faktúry bez zbytočného prepisovania uhradiť pár klikmi. Samozrejmosťou je automatické párovanie odchádzajúcich a prichádzajúcich platieb ku týmto faktúram. Dokonca ani tie došlé faktúry si nemusí sám prácne evidovať. Stačí ich len nahrať alebo preposlať do KROS Digitálnej kancelárie, ktorá za neho vyplní všetky potrebné údaje. A tí, ktorí sa chcú administratívy zbaviť čo najviac, si nechajú od svojich obchodných partnerov faktúry zasielať priamo do KROS Digitálnej kancelárie, kde ich už len skontrolujú, schvália, odošlú na úhradu.
Účtovnej firme sa tiež uľaví. Už nemusí čakať na nárazové doručenie dokladov. Nové doklady a pohyby na bankovom účte si kedykoľvek stiahne do účtovného programu z KROS Digitálnej kancelárie, následne len prekontroluje ich správnosť. Menej času tak strávi aj pri hľadaní chýb z preklepov (ktorých hľadanie vie byť naozaj zabijakom času). Takéto priebežné spracovávanie účtovníctva vie oveľa rýchlejšie odhaliť chyby, preklepy, omyly.
Čo kedysi trvalo týždne, sa zvládne za pár hodín. Podnikateľ sa môže ešte viac zamerať na to, čo má rád, rozvoj svojho podnikania a účtovná firma, vďaka účtovníctvu načas, mu vie byť partnerom v podnikaní. A čo potom s toľkým voľným časom? To už nechám na vás…
*Spomínaná funkčnosť v tomto blogu je aktuálne vo fáze prípravy. O jej sprístupnení vás budeme informovať.
