Digitalizácia účtovníctva v súčasnosti nie je povinná. Je dobrovoľná. Avšak, ako z histórie vieme, nič netrvá večne. Našťastie!
Jeden príbeh z mojej jedenásťročnej púte účtovníka…
„Francúzsko nám dalo nielen kvalitné vína a Crème Brûlée, ale aj DPH-čku. A odvtedy si to s ňou len užívame.” Toto je výrok, pri ktorom začína jedna z mojich spomienok na predchádzajúcu prácu.
Do roku 2014 sa podávali daňové priznania k DPH v papierovej forme. Drvivá väčšina účtovníkov, účtovníčok s tým bola spokojných. Vrátane mňa. Spokojnosť ma však vždy prešla v momente, keď som od klientov dostal doklady na poslednú chvíľu. Tie bolo potrebné urgentne spracovať, daňové priznania vytlačiť, sadnúť do auta a stihnúť otváracie hodiny na daňovom úrade alebo pošte, aby som ich na poslednú chvíľu včas podal. A to som ešte netušil, že má o pár dní čaká „prekvapenie” v podobe dodatočných DPH-čiek…
Od roku 2014 sa postupne zaviedla povinnosť odovzdávať tieto priznania elektronicky. Mnoho ľudí z účtovného fachu okolo mňa hovorilo „To zase bude! Len tam hore vymýšľajú hlúposti a všetko sťažujú a komplikujú.” Ja som nebol iný. Nadišiel deň D, bolo tu moje prvé vygenerované XML-ko a podané daňové priznanie. Stačilo len raz, aby som zistil, že tie zložité veci, ktoré som si za tým predstavoval, boli naozaj len moje predstavy. Potom prišlo druhé, tretie, štvrté priznanie a uvedomil som si ďalšiu vec – že táto elektronizácia, ktorá je zárodkom digitalizácie, mi dala to, čo mi brala stará, papierová forma. Čas.
Prečo digitalizovať?
Každý jeden z nás digitalizuje už práve teraz a ani si to neuvedomuje. Už len samotné vedenie účtovníctva v počítačovom programe je digitalizácia. Úhrada faktúr v internetbankingu je digitalizácia. Reklama na internete, ktorú máte zaplatenú, či vaša internetová stránka, aj to je digitalizácia. Digitalizácia je všade okolo nás, ale prichádzala po krokoch, postupne, tak že sme si to ani neuvedomili. Možno by tomu bolo tak aj v prípade účtovníctva, kebyže nežijeme dobu, akú žijeme. Rýchlu dobu.
Často sa stretávame s otázkami: „Prečo mám využívať Digitálny archív, keď si len chcem skenovať bločky? Prečo si mám ukladať doklady z ELIS niekde na cloud do Digitálneho archívu, keď to doteraz nebolo potrebné?”
Úloha účtovníka, účtovníčky má široký záber. Okrem zabezpečenia správnosti spracovania účtovných záznamov v súlade s zákonmi je to aj tvorba daňových priznaní, výkazov, závierok, štatistík. Ďalej komunikácia s daňovým úradom, poisťovňami a v posledných rokoch čím ďalej tým čoraz väčšia kooperácia s biznisom podnikateľa. Kde ale na to zobrať čas?
Odpoveď na to vám už aj teraz dokáže ponúknuť Digitálna kancelária. Vie odbúrať prepisovanie údajov z bločkov a faktúr do účtovníctva. Navyše, prílohu dokladu vidíte priamo v účtovníctve. Dokáže zrýchliť tok dokladov, aby ste na ne nemuseli čakať do poslednej chvíle. Zbaviť vás papiera, množstva šanónov a s tým spojených otázok: „Kam to všetko dať?”. Zabezpečiť prístup k jednému dokladu súčasne aj viacerým ľuďom odkiaľkoľvek. Garantuje trvácnosť záznamov a bezpečnú ochranu dát. A do budúcna bude toho ešte viac. Automatické úhrady faktúr, stav pohľadávok a záväzkov, odbúranie nutnosti predkontovať opakujúce sa účtovné prípady, viac detailnejších informácii pre podnikateľa… To je len zlomok toho, na čo sa už teraz chystáme.
Pod jednou strechou, na jednom mieste
Už od uvoľnenia pravidiel v digitalizácii účtovníctva v roku 2022 ste si pýtali možnosť pridávania príloh do Bločkov. Zaujímali ste sa o to, ako si s klientami nastaviť odovzdávanie a výmenu dokladov. Ako sprístupniť zdigitalizované dáta pre podnikateľa a neskôr daňovú kontrolu na jednom mieste. Telefonických, e-mailových dopytov a osobných či online stretnutí s vami bolo naozaj mnoho.
Bločky ste donedávna našli v aplikácii KROS Fakturácia. ELIS ste vedeli využívať cez program OMEGA. Taktiež Digitálny archív bol spočiatku dostupný len v programoch OMEGA a ALFA plus. Moje dokumenty v Digitálnej kancelárii. Jednoducho, dáta boli roztrúsené kde a tam.
Začiatkom apríla sme preto urobili „veľké upratovanie” a tieto štyri silné aplikácie spojili do jednej, Digitálnej kancelárie. Údaje po novom nájdete uložené na spoločnom mieste. Zlepší sa tak nielen práca s nimi, ale umožní to aj rýchlejšie a kvalitnejšie zapracovanie nových funkcií, pretože namiesto štyroch aplikácii bude stačiť „kódiť“ len jednu. V neposlednom rade sa ešte viac zvýšilo zabezpečenie vašich dát.
Digitalizácia nie je strašiak, je to nástroj, ktorý pre vás vytvára nové príležitosti, pomáha uľahčovať a zefektívňovať prácu. Ak sa jej stále bojíte, tak to najjednoduchšie je s ňou začať postupne, pokiaľ nie sme k tomu nútení. Už teraz ministerstvo financií vnútorne na svojich rezortoch testuje projekt elektronickej fakturácie (eFaktúry). Je len otázkou času, kedy bude daný systém spustený do ostrej prevádzky a zavedený pre širokú podnikateľskú verejnosť. Pre pripravených to bude jeden z tých dní, kedy sa naučia niečo nové, pre ostatných to budú týždne, mesiace, kedy sa budú trápiť.
Aby ste aj videli a počuli, a nie len čítali, že s digitalizáciou to ide naozaj ľahšie, pozrite si záznam z našej konferencie Digitálne účtovníctvo od A po Z, kde sa o svoje skúsenosti podelili odborníčka z účtovnej firmy J&D Consulting, s. r. o. Ing. Jana Osinová a Ing. Eva Nadášdi zo spoločnosti ANTEKO Tax, a. s.
