Záujem o digitalizáciu stále rastie. Spolu s ním vznikajú aj rôzne otázky, na ktoré je fajn vopred poznať odpoveď. Všetko dôležité, čo ste sa pýtali na konferencii Digitálne účtovníctvo v praxi, sme pre vás zhrnuli. Veríme, že aj tieto otázky a odpovede vám pomôžu lepšie nastaviť proces digitalizácie.
Je potrebné tlačiť účtovné doklady, mať na doklade uvedený účtovný predpis a podpis osoby, ktorá zaúčtovala doklad?
Od 1. 1. 2022 sa na účtovnom doklade nemusí uvádzať podpis osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie a nemusí sa uvádzať ani označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje. Tieto údaje boli z povinných náležitostí účtovného dokladu v § 10 zákona o účtovníctve vypustené. Účtovná jednotka účtujúca v podvojnom účtovníctve má však povinnosť na výzvu daňového úradu alebo oprávneným osobám poskytnúť pri kontrole prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a účtovné záznamy, ktoré preukazujú označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke zaúčtované. Uvedená povinnosť vyplýva z ustanovenia § 31 ods. 8 zákona o účtovníctve.
Novela zákona o účtovníctve nastavila podmienky a pravidlá pre digitalizáciu účtovníctva. Vo všeobecnosti môžeme povedať, že účtovná jednotka už nemusí tlačiť všetky účtovné doklady. Avšak v digitálnom účtovníctve má účtovná jednotka povinnosť zabezpečiť a dodržiavať zákonné podmienky. Ak ich účtovná jednotka nevie pri niektorých účtovných dokladoch zabezpečiť, odporúčame účtovný doklad viesť v listinnej podobe.
Ak konateľ odfotí bloček z eKasy, pošle mi ho a potom nedoručí originál, bude to pre finančnú správu bez originálu ako relevantný doklad?
Zákon o účtovníctve umožňuje v § 33 ods. 3 a 5 vykonať transformáciu účtovného dokladu z listinnej podoby do elektronickej podoby skenovaním. V danom prípade je dôležité, aby skenovanie listinného účtovného dokladu na elektronický účtovný doklad bolo vykonané v súlade so zákonom o účtovníctve. Tzn., že účtovná jednotka musí pri transformácii dokladu zabezpečiť úplnosť účtovného dokladu v pôvodnej a novej podobe, obsahovú a vizuálnu zhodu dokladu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou, čitateľnosť celej plochy dokladu a neporušenosť obsahu účtovného dokladu. Účtovná jednotka v internej smernici k digitálnemu účtovníctvu špecifikuje spôsob transformácie a osoby zodpovedné za transformáciu, takouto osobou môže byť aj konateľ spoločnosti. Podrobnejšie si o zákonných podmienkach prečítate tu.
Nemusíme mať pri daňovej kontrole DPH originály dokladov z registračnej pokladnice, stačia digitalizované?
Ak sú pri transformácii listinného účtovného dokladu na elektronický účtovný doklad a následne pri archivácii účtovnej dokumentácie dodržané podmienky podľa zákona o účtovníctve, a zároveň sú splnené ustanovenia k elektronickému uchovávaniu faktúr podľa zákona o DPH (za faktúru sa považuje aj zjednodušená faktúra – doklad z eKasy), potom na účely DPH, napríklad pri preukazovaní uplatnenia nároku na odpočet DPH pri daňovej kontrole, nie je potrebné uchovávať doklady z eKasy v pôvodnej listinnej podobe.
Daňový úrad vraj môže pri daňovej kontrole pýtať doklady v papierovej forme aj v prípade, ak vedie firma na základe vnútornej smernice účtovníctvo v digitálnej forme.
V zmysle ustanovenia § 31 ods. 8 zákona o účtovníctve je účtovná jednotka na výzvu daňového úradu povinná predložiť určené účtovné záznamy v podobe, v akej ich vedie a uchováva. Ak účtovná jednotka uchováva účtovnú dokumentáciu v elektronickej forme, má povinnosť predložiť doklady v elektronickej podobe. Ak by elektronické doklady a elektronický archív účtovnej dokumentácie nespĺňali zákonné podmienky (napr.: účtovná jednotka nevie preukázať vierohodnosť pôvodu, neboli zabezpečené zákonné požiadavky pri transformácii dokladu, elektronický doklad nie je čitateľný) zastávame názor, že daňový úrad môže žiadať doklady v pôvodnej listinnej podobe. Pre úplnosť dodávame: Účtovná jednotka si môže kedykoľvek z elektronického účtovného záznamu pre jej interné účely alebo pre potreby kontrolných orgánov (ak im postačuje kópia) vyhotoviť kópiu účtovného dokladu v listinnej podobe.
Je nutné mať KROS Digitálnu kanceláriu na celú účtovnú agendu, alebo len na časť agendy? Je nutné mať digitálne účtovníctvo na celý rok, alebo je možné mať časť roka v papierovej forme? Je potrebné viesť KROS Digitálnu kanceláriu od 1. 1. alebo aj časť roka?
Zákon o účtovníctve neustanovuje účtovnej jednotke povinnosť viesť a archivovať účtovnú dokumentáciu výhradne len jedným spôsobom , tzn. archivovať celé účtovné obdobie len v listinnom archíve alebo len v elektronickom archíve. Účtovná jednotka si zvolí a upraví v inertnej smernici spôsob archivácie podľa vlastného rozhodnutia. Je možná kombinácia listinného a elektronického archívu a je možné digitalizáciu účtovníctva nastaviť aj počas účtovného obdobia.
Upozorňujeme však na výnimku vyplývajúcu z ustanovenia § 33 ods. 6 zákona o účtovníctve. Ak prijatý/vyhotovený elektronický účtovný doklad obsahuje kvalifikovaný elektronický podpis/kvalifikovanú elektronickú pečať, na účely zákona o účtovníctve je potrebné doklad archivovať výhradne v elektronickej podobe. Vytlačená listinná podoba takéhoto dokladu nie ja na účely zákona o účtovníctve preukázateľným účtovným dokladom, je použiteľná iba na interné účely účtovnej jednotky.
Ukladám bločky do KROS Digitálnej kancelárie aj s originálom, nemusím tlačiť PD a ID? Ako zabezpečiť podpisy na VPD? PO starom sme vypísali, podpísal zamestnanec, pokladník aj konatelia.
Ak nie je možné zabezpečiť podpisy osôb (najmä podpis osoby – pokladníka, ktorá peňažné prostriedky vydala/prijala a podpis osoby – zamestnanca komu bola hotovosť vydaná) digitálnymi prostriedkami, odporúčame pokladničné doklady naďalej tlačiť a podpísať vlastnoručným podpisom. Takýto pokladničný doklad môže účtovná jednotka archivovať v listinnej podobe, alebo vykoná so zabezpečením všetkých zákonných podmienok transformáciu skenovaním z listinnej do elektronickej podoby. Následne má účtovná jednotka povinnosť archivovať doklad v podobe, ktorá je výsledkom transformácie, t. j. v elektronickej podobe.
Ako je to s naskenovanými dokladmi po stránke overenia pravosti – ak napr. ukladáme pdf na externý disk/NAS úložisko. Kto pri kontrole zaručí pravosť a čas vytvorených dokladov? Časová pečiatka sa v zákone zrušila, ako to teda funguje teraz?
V zmysle ustanovenia § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve je účtovná jednotka povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu jeho vyhotovenia, od okamihu jeho prijatia/sprístupnenia, pri jeho transformácii, pri prenose inej osobe a počas celej doby povinnej archivácie. Pravosť a vierohodnosť účtovných záznamov preukazuje teda samotná účtovná jednotka. Zákon o účtovníctve v § 32 ods. 3 dáva účtovnej jednotke k zabezpečeniu uvedených povinností tri spôsoby: pripojením podpisovaného záznamu zodpovednej osoby (vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis, obdobný preukázateľný podpisový záznam v elektronickej podobe – jednou z foriem môže byť aj časová pečiatka), elektronickou výmenou údajov (EDI) a vnútorný kontrolný systém účtovných záznamov. Spôsob zabezpečenia je nevyhnutné upraviť v internej smernici účtovnej jednotky.
Odpovede na najčastejšie otázky k digitalizácii účtovníctva nájdete aj tu.
