Ako sa hovorí: „Za všetkým hľadaj ženu“. U účtovníkov platí pravidlo: „Za všetkým hľadaj zákony“. Nie je to inak, ani v prípade archivácie dokladov. Zákon hovorí jasne. Účtovné doklady sa musia podľa zákona o DPH archivovať 10 rokov po skončení každého účtovného obdobia. Čo to v praxi znamená? Je to povinnosť, na ktorú musí myslieť každý účtovník alebo podnikateľ. Keďže sa dnešný svet intenzívne mení, formuje sa taktiež aj prístup k účtovníctvu. Pozrite sa s nami na možnosti archivovania účtovných dokladov.
Rok 2022 a zmeny archivovania…
Podnikateľ si môže po novom zvoliť spôsob uchovávania účtovných dokumentov:
A) v listinnej forme,
B) elektronickej podobe,
C) kombináciou elektronickej a listinnej podoby
Papierová archivácia dokladov
Listinná forma archivovania v praxi znamená, že po obdržaní a zaúčtovaní dokladu vo svojom softvéri ste povinný doklad uložiť do zakladača, oštítkovať predkontačným lístkom opäť vytlačeným z počítača. Okrem toho, že si musíte nájsť čas na prepisovanie údajov do počítača, doklad potrebujete správne rozúčtovať, označiť a taktiež mu nájsť miesto niekde v archíve. Všetky tieto úkony stoja čas a taktiež peniaze. Pri listinnej forme netreba zabúdať ani na náklady spojené s tlačou, papierom a taktiež úložným priestorom pre všetky zakladače.
A čo pokladničné doklady? Všetci dobre vieme, že životnosť pokladničného dokladu netrvá večne. Údaje vytlačené na bločku sú viditeľné dnes, no zajtra to už tak nemusí byť. Netreba preto zabúdať, že pokladničné doklady je potrebné odkopírovať a prilepiť k originálu, aby ste mali čitateľnú zálohu. Na všetky tieto aktivity je potreba obetovať viac energie, prípadne zabezpečiť pomocnú silu, ktorá nás od toho odbremení. Opäť sú s tým spojené ďalšie náklady. Kladiete si aj vy otázku, či a ako je to možné zmeniť?
Digitálna archivácia dokladov
Pri digitálnej archivácií dokladov sa nemení princíp a doba archivovania dokladov ako pri listinnej forme. Aj v tomto prípade je potrebné dodržať lehotu archivácie 10 rokov a zabezpečiť archiváciu všetkých účtovných dokladov. Zákon o DPH je k nám ale štedrý a umožňuje nám všetky účtovné doklady ukladať elektronicky. Od roku 2022 vieme šetriť tak svoj čas, prírodu, a teda minimalizovať náklady na archiváciu. O tom, že ušetríme miesto v kancelárií a vieme ho využiť efektívne, nemusíme viac hovoriť.
Digitalizovanie účtovných dokladov v praxi, ale nefunguje na princípe, že obdržané doklady naskenujeme do počítača a uložíme niekde na USB kľúč, ktorý nám leží v šuplíku.
Pozor! Tu je nutné dodržať nasledujúce povinnosti:
- Rovnocennosť dokladov – ak chceme digitalizovať, sme povinní zabezpečiť rovnocennosť elektronických a listinných účtovných záznamov.
- Podpisový záznam – pri každom účtovnom zázname je potrebné mať zodpovednú osobu, podpísanú v elektronickej podobe.
- Vierohodnosť dokladu a taktiež neporušenosť obsahu a čitateľnosť dokladu.
Digitalizácia účtovníctva síce nie je na začiatku jednoduchá záležitosť, ale určite je to efektívnejší spôsob, ako spracovávať účtovné doklady, vzhľadom na to, že nám už dnes dokáže pomôcť umelá inteligencia. Taktiež pomocou digitalizácie šetríme svoj pracovný priestor, životné prostredie a kopec času.
Doklady sa dnes väčšinou posielajú e-mailom, takže sú už vopred v elektronickom formáte. Tieto doklady vieme na pár klikov pridať k účtovnému dokladu a tak automaticky zabezpečiť archiváciu. Odpadá nám povinnosť doklad vytlačiť, označiť a zakladať do zakladačov.
O tom, aká prevratná zmena nastala pri archivovaní bločkov ani nemôžeme pochybovať. Po novom dokážete bloček na jeden klik naskenovať a zároveň zabezpečiť jeho zreteľnú čitateľnosť na neobmedzený počet rokov. Pri dnešných zmenách, ktoré nastávajú, musíme myslieť efektívne a pružne. Je dôležité eliminovať zbytočnú administratívnu prácu a venovať sa skutočne veciam, ktoré vyžadujú ľudský faktor.
Legislatíva na Slovensku nie je jednoduchá, práve preto venujme svoj čas podnikaniu alebo študovaniu dôležitých zákonov, ktoré nás ovplyvňujú.
