Najdôležitejšou rolou v KROS Digitálnej kancelárii je rola vlastníka. Vlastníkom dokladov môže byť len jedna osoba. Má úplný prístup k dokladom, dokáže pridávať neobmedzený počet používateľov a zároveň je jediným človekom, ktorého nie je možné odstrániť. Dôležité je vopred si určiť, kto je vlastníkom elektronických dokladov, pretože táto osoba (firma) bude za digitalizáciu účtovníctva aj platiť.
Vlastník neúčtovnej firmy
Určiť si vlastníka vo firmách, kde je jeden majiteľ a jedna či viac účtovníčok, sa zdá byť jednoduchšie, teda ide o situáciu, kedy sa účtovníctvo spracováva interne. V tomto prípade odporúčame, aby Vlastníkom bol majiteľ firmy a jednotlivých pracovníkov pridal ako ďalších používateľov, ktorí budú môcť nahliadať a pracovať s dokladmi. V prípade, že ukončíte s niektorým zamestnancom pracovný pomer, môžete ho jednoducho ako používateľa odstrániť.
Vlastník firmy vs. účtovná spoločnosť
Určiť si vlastníka firmy, ktorej účtovníctvo sa spracováva externe, je už náročnejšie. Bude vlastníkom elektronických dokladov účtovná firma alebo samotný majiteľ firmy? Je to vždy na dohode klienta s účtovnou kanceláriou. V prípade, že sa rozhodne digitalizovať účtovná kancelária, preberá na seba zodpovednosť za platenie služby, ale na druhej strane získava neobmedzený prístup k dokladom. Vlastníkom by bol v tomto prípade majiteľ účtovnej firmy, ktorý by mohol pridať konateľa účtovanej firmy ako používateľa a zároveň aj účtovníčky, ktoré budú s dokladmi pracovať.
Rozdiely v ostatných roliach sú minimálne, či už ste Správca, Používateľ alebo Účtovník. Pre lepší prehľad môžete použiť tabuľku:
Rola Hosť
Vo viacerých spoločnostiach sa objavia osoby, ktoré potrebujú mať prístup k dokladom, ale zároveň by v nich nemali vykonávať žiadne zmeny. Presne pre tento účel slúži rola Hosť, kde viete prizvať v prípade potreby aj daňovú kontrolu. Tá si skontroluje jednotlivé doklady, ako potrebuje a následne ju môžete z tejto role odstrániť. Rovnako môžete pozvať aj majiteľa firmy, ktorý nepotrebuje vidieť účtovníctvo, ale chce mať okamžitý prístup ku dokladom.
Čo dodať na záver? Nie je dobré, ak má k dokladom prístup niekto, kto by ho mať nemal. Všetko sú to obchodné tajomstvá, ktoré treba rešpektovať aj voči obchodným partnerom. Práve preto musíte dôkladne zvážiť, koho pridáte ako používateľa do KROS Digitálnej kancelárie a akú úlohu mu pridelíte. Či bude nahrávať doklady alebo si ich len prezerať.
Ak ste ešte netestovali KROS Digitálnu kanceláriu, poďte to vyskúšať počas 30-dňového TRIALU.
