Patríte medzi podnikateľov a účtovníkov, ktorí sa rozhodli pre digitalizáciu svojho účtovníctva? Alebo tento krok ešte len zvažujete? Od 1. januára 2022 vstúpila do platnosti novela zákona o účtovníctve, ktorá okrem iného ustanovuje požiadavky na spracovanie elektronických a listinných účtovných záznamov v účtovníctve a archiváciu účtovnej dokumentácie.
V novele zákona o účtovníctve sa v súvislosti s digitalizáciou uvádza množstvo povinností účtovnej jednotky. Dôležité je však dodať, že zákon neprikazuje účtovným jednotkám spracovávať a archivovať účtovníctvo v elektronickej podobe. Účtovná jednotka má na výber. Dokonca sa môže rozhodnúť, že niektoré účtovné záznamy bude spracovávať a uchovávať v listinnej podobe a niektoré v elektronickej.
Vybraný spôsob prijímania, obehu, spracovania a archivácie dokladov je účtovná jednotka povinná upraviť vo svojich interných smerniciach, prostredníctvom ktorých preukazuje, že účtovné zásady a spôsoby, ktoré ustanovuje zákon o účtovníctve, sú dodržané.
Smernica o vedení účtovníctva vs. digitalizácia
Smernica popisuje a záväzným spôsobom určuje základné zásady, princípy, metódy a postupy pre vedenie účtovníctva účtovnej jednotky. V prípade digitálneho účtovníctva stanovuje okrem iného systém a formu vedenia účtovníctva účtovnej jednotky v digitálnej podobe, vystavovanie dokladov v elektronickej podobe, upravenie účtového rozvrhu, účtovných dokladov, účtovných zápisov, účtovných kníh a archiváciu účtovnej dokumentácie.
V rámci systému spracovania účtovníctva by mala mať účtovná jednotka v úvode smernice okrem iných informácií uvedené:
- aký ekonomický softvér používa na spracovanie účtovníctva,
- zoznam všetkých zariadení a výpočtovej techniky, ktorú pri vedení účtovníctva používa (počítače, skenery, tlačiarne, tablety a pod.),
- ak účtovníctvo vedie v cloude (tzn. je možné sa do systému pripojiť z rôznych miest), namiesto výpočtovej techniky uvedie zoznam prístupov a používateľov, ktorí môžu vstupovať do cloudu,
- miesto, kde je uložená databáza účtovníctva v elektronickej podobe,
- miesto, kde účtovná jednotka uchováva účtovné doklady v elektronickej podobe,
- spôsob zálohovania dát.
Digitalizácia nie je povinná a nemusí byť v účtovnej jednotke aplikovaná na všetky účtovné záznamy. Účtovná jednotka si preto jasne zadefinuje, v akej podobe bude spracovávať účtovné záznamy – listinná, elektronická, prípadne ich kombinácia.
V prípade transformácie účtovných záznamov (prevod z listinnej podoby na elektronickú a naopak), účtovná jednotka uvedie v smernici:
- spôsob transformácie účtovných záznamov (zaručená konverzia, skenovanie),
- akým softvérom (technickým vybavením) ich transformuje do požadovaného formátu (PDF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, BMP),
- požadované technické parametre skenovania, tak aby bola zabezpečená čitateľnosť transformovaného účtovného záznamu,
- zodpovedné osoby, ktoré vykonávajú transformáciu účtovných záznamov.
V prípade účtovnej jednotky, ktorá je účtovnou firmou, odporúčame zmluvne ošetriť spoluprácu s jej klientmi. Ak transformáciu účtovných záznamov vykonáva sám klient a účtovnej firme posiela účtovné záznamy v elektronickej podobe, zodpovednosť za transformáciu nesie sám klient.
Základnou požiadavkou na účtovný záznam je jeho preukázateľnosť. ÚJ si preto vo svojej smernici určí zabezpečenie preukázateľnosti účtovných záznamov, a to prostredníctvom:
- e-mailovej komunikácie,
- prijatými/vystavenými objednávkami,
- dodacími listami,
- zmluvami,
- prepravnými a ďalšími dokumentami.
Účtovná jednotka uvedie tiež miesto a spôsob uchovávania uvedených zabezpečovacích prostriedkov.
Pri zapracovaní procesu digitalizácie účtovníctva účtovná jednotka nemôže zabudnúť na najobsiahlejšiu časť smernice o vedení účtovníctva, a to účtovné doklady a obeh jednotlivých druhov účtovných dokladov v účtovnej jednotke. Účtovná jednotka si stanoví:
- spôsob vystavenia dokladov (listinná/elektronická podoba),
- účtovný softvér/ERP systém/webová aplikácia a pod., ktoré používa na vystavenie dokladov, alebo transformáciu do elektronickej podoby,
- formát vystavených účtovných dokladov (napr. PDF),
- prípadne podrobnejšie technické parametre alebo verzie používaných programov.
Ak sa účtovná jednotka rozhodne časť účtovnej dokumentácie spracovávať elektronicky a časť v listinnej podobe, pri každom druhu účtovného dokladu si špecifikuje vybranú podobu a následne podrobný postup jeho spracovania až do okamihu archivácie. Je potrebné mať na pamäti, že práve spôsob archivácie účtovnej dokumentácie (elektronicky/listinne) má vplyv na podobu spracovania účtovných záznamov.
Dôležité je tiež určiť spôsob zabezpečenia vierohodnosti a neporušenosti obsahu účtovného záznamu od jeho vystavenia/prijatia až do konca doby archivácie účtovného záznamu. Jednou z možností, ktorú si účtovná jednotka môže vybrať, je podpisový záznam zodpovednej osoby.
Zákon o účtovníctve priamo stanovuje, že účtovná jednotka je povinná si sama upraviť podrobnosti o oprávnení a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu. Účtovná jednotka uvedie vo svojej smernici:
- konkrétne pracovné pozície, ktoré sú zodpovedné za účtovné doklady v rámci ich obehu v účtovnej jednotke,
- zvolí jednu z technológií zabezpečujúcich podpisový záznam, prípadne ich kombináciu,
- uvedie podrobnosti takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené.
Archivácia
Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu, a tak isto aj ochranu požitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia.
Podrobnosti o procese a spôsobe archivovania účtovnej dokumentácie si môže účtovná jednotka určiť aj v samostatnej smernici o archivácii.
Účtovná jednotka je povinná uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie. To znamená, že ak sa rozhodne spracovávať účtovné záznamy v elektronickej podobe, tak aj forma uchovávania týchto záznamov bude elektronická.
V internom predpise je dôležité uviesť:
- spôsob archivácie účtovných záznamov (elektronicky/listinne),
- podrobný popis archivácie,
- miesto, kde je uložená a archivovaná účtovná dokumentácia,
- v prípade cloudu alebo elektronickej archivácie uvedie presné umiestnenie, prihlasovacie meno a heslo,
- doba, počas ktorej je účtovná dokumentácia archivovaná,
- spôsob skartácie účtovnej dokumentácie po uplynutí doby archivácie,
- zodpovedné osoby.
Zvoľte si správny čas na digitalizáciu
Postup digitalizácie účtovníctva je predmetom zapracovania v interných predpisoch účtovnej jednotky, a v každej firme tak môže byť do určitej miery odlišný.
Ak sa rozhodnete pre elektronické spracovanie účtovníctva a archiváciu účtovných záznamov, vhodné je prevod na elektronické dokumenty riešiť v okamihu prvotného spracovania účtovných záznamov a nečakať až do momentu ich archivácie.
My v KROSE sme sa rozhodli ísť elektronickou cestou. Pridajte sa k nám do rozbehnutého vlaku digitalizácie. Spolu to zvládneme.
