eKasa je tu. A prináša so sebou veľa. Kým štát si sľubuje zníženie podvodov a zamedzenie krátenia tržieb, podnikateľom prináša nový systém práce a nové povinnosti.
Ako sa zmení vaša každodenná práca? Na čo by ste nemali zabudnúť, kým prvýkrát z novej pokladne vytlačíte blok? Prečítajte si tipy, ktoré vám rozšíria obzory a v budúcnosti možno ušetria nejakú tú stovku. A možno viac, za pokutu.
1. Neplatný doklad nemôže skončiť v koši – ani v separovanom
Skôr než spravíte prvý predaj, môžete si svoju pokladnicu vyskúšať. Či sú údaje na doklade správne, ako vyzerá bloček, aký je veľký, či je dobre čitateľný. Ak máte pokladnicu prepojenú so softvérom, platí to isté – kým spustíte ostrý predaj, zopár bločkov vytlačíte. Na skúšku, v tzv. tréningovom režime. Pozor! S účinnosťou novely neplatný doklad máte povinnosť archivovať. A to po dobu 5 rokov. Takže lepidlo a knihu asi vytiahnete zo skrinky naspäť. Aj keď knihu pokladnice viesť už nemusíte.
2. Internet – výpadky a off-line režim
eKasa stavia na internete a podnikateľ má povinnosť si ho zabezpečiť. Je jedno, či je dostupný káblom alebo len ako mobilný internet. Ideálne stabilný. Vláda sa zaviazala, že do roku 2021 na Slovensku nebudú tzv. biele miesta, teda miesta bez pokrytia internetu.
Cez online registračné pokladnice môžete predávať aj pri výpadkoch internetu. Doklad sa uloží do pamäte pokladnice a vytlačí sa s nápisom Off-line doklad. Podnikateľ má povinnosť ho do 48 hodín do 96 hodín dodatočne odoslať do systému eKasa. Ako to budú pokladnice umožňovať závisí od výrobcov. Niektorí umožnia automatické odoslanie ihneď po naskočení signálu alebo možnosť odoslať doklady „dávkou“ ručne.
Pri virtuálnej pokladnici výpadok internetu rovná sa vypísanie paragónu. Viac o paragónoch sa dočítate nižšie.
3. Paragón – svoje miesto má aj v eKase
Pokazila sa vám online registračná pokladnica? Je čas na paragón.
Každý paragón musíte dodatočne zaevidovať aj do systému eKasa. A to do 10 dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka pokladnice obnovená. Archivujú sa kópie paragónov a k nim vytvorené pokladničné doklady. Čas na vytiahnutie lepidla. Pre náhradné doklady taktiež platí povinnosť archivácie 5 rokov.
Výpadok internetu pri online registračnej pokladnici nie je dôvodom vypisovať paragóny. Doklad vytvoríte v spomínanom Off-line režime. Pri virtuálnej pokladnici je to iné. Paragón sa vytvára práve pri výpadku internetu alebo odstávky systému na finančnej správe. Ak zvažujete virtuálnu pokladnicu, zistite si kvalitu internetového pripojenia. Pri častých výpadkoch internetu sa veľa napíšete.
4. Vklad a výber – finančná správa chce mať prehľad
Doteraz bolo povinné evidovať iba vklad. S účinnosťou novely však pribudne povinnosť zaevidovať do systému eKasa aj každý výber. A to bez zbytočného odkladu. V praxi to znamená, že pri každom vklade a výbere hotovosti v registračnej pokladnici vytvoríte samostatný doklad, ktorý sa odošle aj priamo do systému eKasa. Rovnica je jednoduchá. To, čo máte v pokladnici, by malo sedieť so zostatkom v systéme eKasa. Ak je v pokladnici hotovosť vyššia, hrozí sankcia vo výške od 330 € do 3 300 €. Myslelo sa aj na „drobné“. Pokuta sa udeľuje, ak hotovosť v pokladnici prevyšuje zaevidovaný stav o viac ako 20 €.
5. Elektronické doklady – myslite ekologicky
Veľké veci sa skladajú z malých krokov. Na ceste k udržateľnosti. A toto je jeden z nich, zelená pre elektronické pokladničné doklady. Novela zákona umožňuje namiesto tlače bločku, odoslať ho zákazníkovi priamo na e-mail. Musia s tým však súhlasiť obe strany, predávajúci aj kupujúci. Mailové adresy pri virtuálnej pokladnici je potrebné zakaždým zadávať ručne. Ako to budú mať podporené online registračné pokladnice závisí priamo od výrobcu. A či vôbec. Pre e-mailové kontá v tomto prípade má GDPR červenú. Pozor, doklad, ktorý ste poslali e-mailom, však už nemôžete vytlačiť.
6. Denná uzávierka – zlý pán, dobrý sluha
Uzávierku viac robiť nemusíte. Ale pravdepodobne budete. Ak vám to pokladnica umožní. Ako podklad pre účtovanie je totiž nevyhnutná. Zostavy v zóne eKasa na portáli finančnej správy sú zatiaľ nepostačujúce. Chýba napríklad informácia o spôsobe platby – rozčlenenie hotovosť, karta, šek. Vedia o tom. Pre finančnú správu je to jedna z „rozvojových“ tém eKasy a do budúcna chystá rozšírenú ponuku tlačových zostáv. Zatiaľ nám v tomto bude musieť aj naďalej poslúžiť uzávierka pokladnice.
7. Týka sa aj prenosnej pokladnice
eKasa platí pre všetkých, trhovníkov nevynímajúc. Aj keď máte prevádzku v teréne, to znamená trhy, výstaviska, jarmoky, predaj z auta, taxíky, musíte odosielať doklady do systému eKasa. A na to potrebujete internet. Najskôr mobilný, keďže ste mobilná prevádzka. A k tomu pokladnicu, ktorá umožňuje zmenu a zaevidovanie aktuálneho predajného miesta. Konkrétne adresu alebo GPS súradnice. V prípade predaja z auta stačí zaevidovať ŠPZ vozidla. Ako to budú kasy umožňovať, znovu závisí od výrobcov.
