Účtovníctvo na diaľku?

Pri spracovaní účtovníctva a miezd si až doteraz ľudia nevedeli predstaviť, že by svojho účtovníka nemali nablízku, aby sa s ním mohli kedykoľvek stretnúť. Avšak vymoženosti moderného sveta sa dostávajú aj do tohto obchodného vzťahu. Dnes si človek premyslí, či strávi desiatky minút až hodiny cestovaním cez pol mesta alebo niekoľko kilometrov z okolitej obce, aby sa dostal ku svojej účtovníčke. Hoci vzdialenosť nemusí byť veľká, časté dopravné zápchy pôsobia, že človek tým strávi oveľa viac času, ako zamýšľal.

Ako teda doručiť doklady na zaúčtovanie?

Aj na to už existuje šikovné riešenie – stačí ich nahrať do online úložiska, odkiaľ si ich účtovníčka stiahne a spracuje. To všetko samozrejme musí byť chránené a bezpečné. Zároveň odpadá aj potreba vracania dokladov od účtovníčky. V dnešnej dobe smartfónov stačí jeden klik a doklad je odfotený a odoslaný na správne miesto. Netreba už ani stáť pri skeneri a po jednom vkladať pokrčené bločky. Pri takomto odovzdávaní dokladov na diaľku už nevadí, ak ste jeden doklad zabudli. Stačí ho kedykoľvek nahrať a nemusíte znova absolvovať komplikovanú jazdu k účtovníčke. Alternatívou k zasielaniu dokladov cez mobil je počítač či notebook s internetovým prehliadačom na výber dokladov alebo ich odoslanie e-mailom.

Výhodou pri elektronickom odosielaní dokladov je aj to, že si sami môžete robiť vlastnú evidenciu dokladov/výdavkov, ku ktorej vložíte poznámky pre seba, či účtovníčku (napr. čoho sa výdavok týkal, alebo na akú zákazku má byť zaevidovaný). Takáto evidencia môže slúžiť aj na to, aby ste nezabudli nejaký záväzok zaplatiť.

Ako sa darí firme?

Podnikateľ nechce mať iba spracované účtovníctvo, chce mať dobrý prehľad o tom, ako sa jeho firme darí, aký je stav pohľadávok, alebo aká vychádza DPH-čka a dane. A to nielen z pár slov, ktoré mu povie účtovníčka pri preberaní dokladov. Ideálne je, keď si vie kedykoľvek a kdekoľvek tieto čísla za svoju firmu pozrieť. Kvalitné vedenie účtovníctva na diaľku by teda malo obsahovať aj jednoduchý online portál, ktorý je prepojený so softvérom účtovníčky. Ak tam navyše podnikateľ nájde aj možnosť vystavovať si faktúry, objednávky, či cenové ponuky, bude veľmi spokojný.

Dobrá rada nad zlato

Dobrý účtovník však vie okrem spracovania účtovníctva v prípade potreby aj správne poradiť. Aj toto sa dá pohodlne vybaviť na diaľku – pri telefonovaní, či e-mailovaní nejde ani tak o vzdialenosť, ale skôr o to, či sa podarí rýchlo spojiť s účtovníčkou a získať dobrú radu. Každý asi pozná nepríjemnosti, keď druhá strana nereaguje na e-maily či telefonáty, hoci za tým môže byť iba banalita – účtovníčka na dovolenke alebo obede. Pri účtovníctve na diaľku si treba dať na to obzvlášť pozor a reagovať promptne.

Pri využívaní moderných technológií už teda nemusí byť vôbec nezvyčajné, ak máte svoju účtovníčku stovky kilometrov ďaleko, pretože vás od nej delí len pár klikov či sekúnd.